Von der ersten Idee zum förderfähigen Antrag

Antragswerkstatt im Barcamp-Format stärkt migrantische und zivilgesellschaftliche Organisationen

Wie wird aus einer ersten Idee ein überzeugendes Projekt? Welche Ziele sind realistisch, woran lässt sich ihre Erreichung messen und wie entsteht daraus ein Antrag, der auch aus Sicht eines Fördermittelgebers schlüssig ist? Mit diesen Fragen beschäftigten sich zehn migrantische und zivilgesellschaftliche Organisationen am 9. Mai 2026 bei einer gemeinsamen Antragswerkstatt von Coach e. V. und Migrafrica gGmbH im Rahmen des House of Resources Köln.

Das Besondere an der Veranstaltung war ihr Barcamp-Charakter. Statt alle Teilnehmenden durch ein einheitliches Programm zu führen, orientierte sich die Werkstatt an den unterschiedlichen Ausgangslagen der Vereine. Einige Organisationen kamen bereits mit konkreten Projektideen, andere standen noch ganz am Anfang. Entsprechend konnten sie zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln und genau dort einsteigen, wo ihre Unterstützung am dringendsten benötigt wurde: bei der Ideenentwicklung, der Wirkungslogik, der Finanzplanung, der Formulierung messbarer Ziele oder der Vorbereitung eines konkreten Förderantrags.

Ausgangspunkt war zunächst der Blick auf die eigene Organisation. Welche Mission verfolgt der Verein? Welche Erfahrungen, Kompetenzen und Netzwerke sind bereits vorhanden? Welche Zielgruppen werden erreicht, und welches Projekt passt tatsächlich zu den eigenen Strukturen und Handlungsmöglichkeiten? Diese Selbstvergewisserung war ein zentraler Bestandteil der Werkstatt. Denn erfolgreiche Fördermittelakquise beginnt nicht mit dem Ausfüllen eines Formulars, sondern mit einer realistischen Einschätzung der eigenen Potenziale.

Organisationen, die noch keine konkrete Projektidee entwickelt hatten, arbeiteten gemeinsam mit dem Beratungsteam in einer Ideenwerkstatt. Aus den bisherigen Tätigkeitsfeldern, den Bedarfen der Zielgruppen und den vorhandenen Kompetenzen entstanden erste tragfähige Projektansätze. Bereits vorhandene Ideen wurden dagegen wie ein Rohdiamant weiterbearbeitet: geschärft, strukturiert und in konkrete, umsetzbare Maßnahmen übersetzt.

Wirkung muss nachvollziehbar werden

Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Entwicklung einer überzeugenden Projektlogik. Mithilfe einer Planungsmatrix formulierten die Teilnehmenden Visionen, SMARTe Ziele, konkrete Aktivitäten und messbare Indikatoren. Dabei ging es nicht allein um eine sprachlich ansprechende Darstellung. Vielmehr sollten die Vereine nachvollziehbar beantworten können, welche Veränderung ihr Projekt bewirken soll und anhand welcher Kriterien später festgestellt werden kann, ob diese Veränderung tatsächlich eingetreten ist.

Gemeinsam wurden deshalb auch geeignete Monitoring- und Evaluationsmethoden entwickelt. Die Teilnehmenden beschäftigten sich mit Fragen wie: Welche Daten müssen erhoben werden? Welche qualitativen und quantitativen Indikatoren sind sinnvoll? Wie lassen sich Fortschritte dokumentieren? Und wie können Ergebnisse gegenüber Fördermittelgebern, Kooperationspartnern und der Öffentlichkeit glaubwürdig dargestellt werden?

Auch Nachhaltigkeit und Öffentlichkeitsarbeit wurden von Beginn an als Bestandteile der Projektplanung verstanden. Die Vereine entwickelten erste Ansätze dafür, wie Projektergebnisse über den eigentlichen Förderzeitraum hinaus gesichert werden können. Gleichzeitig erarbeiteten sie Strategien zur sogenannten Dissemination: Wie können Erfahrungen, Methoden und Ergebnisse regional oder überregional verbreitet werden? Welche Kommunikationskanäle eignen sich, und welche Zielgruppen sollen mit der Öffentlichkeitsarbeit erreicht werden?

KI als Werkzeug und nicht als Ersatz für Projektentwicklung

Ergänzend erhielten die Teilnehmenden eine praxisorientierte Einführung in den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Antragstellung. Dabei wurde gezeigt, wie präzise entwickelte Prompts und speziell konfigurierte Custom GPTs dabei helfen können, Projektideen zu strukturieren, Formulierungen zu verbessern und Anträge aus der Perspektive eines kritischen Fördermittelgebers zu überprüfen.

Die eingesetzten KI-Werkzeuge dienten jedoch nicht dazu, Projektkonzepte automatisch zu erzeugen. Sie wurden vielmehr als Assistenzsysteme genutzt, um die fachliche Arbeit der Vereine zu unterstützen. Die Verantwortung für Ziele, Maßnahmen, Budgets und Wirkungsannahmen blieb bei den Organisationen selbst. Auf diese Weise konnten die Teilnehmenden nicht nur an ihren aktuellen Anträgen arbeiten, sondern zugleich Kompetenzen aufbauen, die ihnen auch bei zukünftigen Förderverfahren zugutekommen.

Im Mittelpunkt standen unter anderem Antragsmöglichkeiten des Bundesprogramms „Gesellschaftlicher Zusammenhalt“, der GLS Treuhand, der RWE Foundation sowie weiterer Förderinstitutionen. Bei einem Großteil der bearbeiteten Vorhaben lag das angestrebte Fördervolumen bei rund 70.000 Euro.

 

Individuelle Begleitung bis zur Einreichung

Bereits am Veranstaltungstag konnten alle teilnehmenden Organisationen mit einem konkreten Antrag oder einem belastbaren Antragsentwurf beginnen. Bei zahlreichen Vorhaben war am Ende der Werkstatt bereits mehr als die Hälfte der erforderlichen Inhalte erarbeitet.

Die Begleitung endete jedoch nicht mit dem Barcamp. In den darauffolgenden Tagen und Wochen kamen mehrere Vereine bis zu viermal zu individuellen Beratungsterminen in das House of Resources Köln. Gemeinsam wurden Projektbeschreibungen überarbeitet, Ziele präzisiert, Finanzierungspläne geprüft, Indikatoren ergänzt und offene Fragen zu den jeweiligen Förderbedingungen geklärt.

Sieben Vereine konnten ihre Vorhaben dadurch bis in die konkrete Einreichungsphase weiterentwickeln. Sechs Anträge wurden im Rahmen der anschließenden Beratung finalisiert und fristgerecht bei den vorgesehenen Fördermittelgebern eingereicht.

Die fachliche Begleitung übernahmen Dorsa Bildstein von Coach e. V. und Amanuel Amare vom House of Resources Köln. Neben der Qualität der einzelnen Anträge stand dabei ein weiteres Ziel im Mittelpunkt: Die Vereine sollten die Sicherheit gewinnen, ihre Projekte im Fall einer Bewilligung auch tatsächlich umsetzen, dokumentieren und abrechnen zu können.

Fördermittelakquise als Organisationsentwicklung

Die Antragswerkstatt zeigte, dass Antragstellung weit mehr ist als das Ausfüllen von Formularen. Sie ist zugleich ein Prozess der Organisationsentwicklung. Vereine setzen sich mit ihrem Selbstbild auseinander, überprüfen ihre Kapazitäten, schärfen ihre Ziele und entwickeln ein klareres Verständnis davon, welche gesellschaftliche Wirkung sie erreichen wollen.

Die Verbindung aus fachlichem Input, praktischer Projektarbeit, digitalen Werkzeugen und individueller Nachberatung erwies sich dabei als besonders wirkungsvoll. Die Organisationen erhielten nicht nur Unterstützung bei einer konkreten Einreichung, sondern erlernten das Handwerk einer strukturierten, wirkungsorientierten Projektplanung.

Zugleich vermittelte das House of Resources Köln den Teilnehmenden die notwendige Rückendeckung für die nächsten Schritte. Die Vereine wissen, dass sie auch nach einer möglichen Förderzusage bei der Projektumsetzung, beim Monitoring, bei der Öffentlichkeitsarbeit und bei der Berichterstattung Unterstützung erhalten können.

Damit hat das Barcamp sein zentrales Ziel erreicht: Es hat aus ersten Ideen belastbare Projektkonzepte gemacht, die Handlungskompetenz der beteiligten Organisationen gestärkt und den Zugang zu Fördermöglichkeiten für migrantische und zivilgesellschaftliche Initiativen konkret verbessert.